Мероприятия во дворцах.
Стругацкие «Понедельник начинается в субботу»
- Вы это прекратите, - сказал Модест.
- Есть общежитие, есть гостиница, а здесь музей, госучреждение. Если все будут спать в музеях... Вы откуда?
- Из Ленинграда, - сказал я мрачно.
- Вот если я приеду в Ленинград и пойду спать в Эрмитаж?"
Сейчас, когда ежедневно проводятся десятки мероприятий, конференций, одним словом событий, задачей промоутера (организатора) стало решение классической экономической задачи: создание конкурентоспособного продукта, который привлечет и запомнится. В арсенале есть три пути: информационная составляющая, нестандартная программа, яркая площадка. И если первые зависят от сферы деятельности компании и тематики мероприятия, то возможность «отработать» площадку достаточно универсальна.
Один из вариантов, это работа в исторических зданиях, лишь только убранство и атмосфера которых уже способны удивить аудиторию. У Петербурга, по сравнению с Москвой и другими городами большое преимущество, так как памятников архитектуры, готовых принять гостей, насчитывается порядка 40. Такое количество дворцов дает возможность найти именно такой, который полностью соответствует замыслу. Ведь у каждого из петербургских дворцов - своя атмосфера. К примеру, Этнографический музей хорошо подходит для торжественных мероприятий. Дом архитекторов предполагает более камерную атмосферу. Наибольшим спросом у заказчиков пользуются здания, расположенные в центре города - в его исторической части. Для приема иностранных туристов часто выбирают пригородные дворцы - Пушкин, Павловск, Петродворец. Во-вторых это логистика помещений. Скажем дворец Белосельских-Белозерских, особняк Кочубея, дом представительства Москвы в Санкт-Петербурге - это анфилада небольших залов, которые не совсем удобны для проведения деловых конференций или круглых столов, но идеальны для камерных приемов или светских раутов.
Однако с точки же зрения организации все выглядит не так радужно: с одной стороны, бесценна возможность произвести на посетителей мощное впечатление с помощью одного лишь места проведения, но с другой, нестандартная площадка для ивента - это дополнительные риски, необходимость учитывать дополнительные нюансы и, возможно, дополнительные расходы. К недостаткам, если не считать высокой стоимости аренды (в среднем вечер в историческом здании обойдется от 100 000 рублей), можно отнести еще то, что очень часто приходится создавать инфраструктуру специального мероприятия фактически «с нуля». Большинство дворцов не обладает даже минимальным техническим оснащением. В частности организаторы могут испытывать трудности из-за ограниченной электрической мощности (в пределах 5 кВт) и необходимости установки генератора.
Петербургские дворцы - бережно охраняемые исторические памятники. Отсюда - просьба администрации не включать музыку на полную громкость, в определенных местах - не танцевать. Последнее связано с тем, что дамские каблучки могут повредить дорогой паркет. Правила пожарной безопасности, установленные в некоторых дворцах, исключают использование во время праздников свечей и фейерверков. Естественно, исключено приготовление блюд в зале на открытом огне. Потому, при подготовке мероприятия во дворце очень важно не забывать проговаривать все организационные моменты пошагово, так как именно количество мелких нюансов, за каждый из которых во дворцах предпочитают брать дополнительную плату, зачастую значительно увеличивает бюджет. Скажем в Государственном комплексе дворец конгрессов ( Константиновский дворец) расстояние от КПП до непосредственно дворца достаточно большое и требуется дополнительный транспорт – аккредитация которого оплачивается отдельно, так же как специальные голограммы для пригласительных, чтобы не мучить гостей списками. Либо в особняке гардероб предусмотрен, а вот гардеробщик к нему нет и т.д.
Однако гораздо сильнее беспокоят проблемы взаимоотношений с обслуживающим персоналом - смотрители как люди из другого мира и им не понять потребностей организаторов. Не единожды бывали ситуации из серии «не дышите на шедевры», которые создавали «шероховатости» в настроении гостей. Так известен случай, когда "лицу" компании l'Oreal, знаменитой Милле Йовович, в одном из таких "уникальных объектов недвижимости" бабушка-смотрительница на повышенных тонах заявила: "Девушка, вы бахилы одеть забыли!"
И все –таки дворцы и особняки максимально востребованы как площадки для проведения мероприятий так как уже одно слово Шереметьевский дворец, Юсуповский дворец, особняк фон Дервиза вызывает чувство гордости и собственной значимости. Мероприятие в историческом здании - тот факт, который любая компания смело впишет в свою историю и сможет использовать для презентационных материалов. Многие западные компания составляют свое суждение о партнерах именно по тому, какой офис и где и как проходят клиентские и корпоративные мероприятия. В нашей практике было несколько прецедентов, когда именно роскошь Петербургских дворцов способствовала заключению выгодных контрактов и сотрудничеству. Для того, чтобы максимально эффективно и эффектно провести мероприятия для заказчика даже в насыщенном историей Петербурге представители event агентств занимаются активным поиском и расширением базы площадок. Формируется такая база исключительно благодаря упорной работе сотрудников, ее нигде не скачаешь - централизованной статистики нет. Как правило, едешь по городу, видишь подходящее здание, заходишь и выясняешь, можно ли с его владельцами работать. Обычно это выкупленные особняки и поместья, которые частные инвесторы приводят в порядок и зачастую готовы сдавать. Однако здесь важно скрупулезно проработать всю документацию, чтобы неожиданно в день мероприятия не обнаружить на дверях большой амбарный замок, как случилось с одной event-компанией в Москве прошлой весной. Либо «подсматриваешь» кто, что и где делал за последнее время. Так благодаря модным показам не так давно «открылся» дом Зингера, в свое время «обнаружили» подвал Музея дворянского быта и парадный зал одного из государственных ведомств на Б.Морской улице.
Все эти факторы вкупе свидетельствуют о том, что рынок event услуг в Петербурге развивается не только в вертикальной плоскости. По оценкам экспертов на сегодняшний момент, рынок растет со скоростью 10-20% в год. Российская ассоциация маркетинговых услуг подсчитала объем рынка event-мероприятий. Он составил: в 2003 г. – около 50 млн. $; в 2004 г. - 65 млн. $; в 2005 г.- 80млн. $; в 2006 г. - около 100 млн. $; но и в горизонтальной, на данный момент динамика такова, что основной тенденцией является спрос на креативные мероприятия. Если 6-8 лет назад заказчик довольствовался музыкальным фоном и фуршетом, то сейчас это лишь начальные составляющие любого проекта. Компании, проводящие корпоративные мероприятия, стараются максимально обогатить мероприятие, дав ему добавленную стоимость. В этом срезе вырастает востребованность именно исторических площадок, так как кроме стандартного набора развлечений появляются экскурсия по музею, прогулка по дворцовому ансамблю, комментарии экскурсовода. Причем многие дворцы, в частности Павловск, именно настаивают на включении экскурсии по дворцу в обязательную программу.
Развитие
Резюме, чтобы описать весь алгоритм того, что нужно для неординарного мероприятия во дворце, способного удивить, увлечь, запомниться и принести прибыль не только заказчику, но и агентству, к сожалению одного материала не хватит. Главное важно помнить, что да, яркая неожиданная площадка способна нивелировать множество недостатков программы и информационного наполнения, но недоработки в организации и в деталях здесь виднее и ощущаются острее, а потому требуют пристального внимания и четкого контроля.