Правильное бюджетирование мероприятия

В том, как нарисовать смету все чтут себя гуру или хотя бы как мастера высокого полета. В особенности, кто начинал творить бюджеты в начале двухтысячных, когда слово гонорар приравнивалось к нецензурному, а ценообразование жило свой самостоятельной жизнью никак не пересекающейся с законами рынка. И они правы. Для них этот материал будет скорее как повторение пройденного, а для тех кто только знакомится с организацией мероприятия я предлагаю этот чеклист ( от англ. Check-проверять, List - список) Список проверочных вопросов, чтобы убедиться, что ничего не упустили из внимания.

Обозначьте влияющие на бюджет критерии. Это количество гостей- участников; Дата, особенно для мероприятий MICE играет роль высокий/низкий сезон; Продолжительность – для конференций и съездов, чтобы не забыть удвоить(утроить и т.п.) стоимость затрат в зависимости от количества дней.

Все ли разделы сметы «на месте». Для удобства условно бюджет можно делить на человеческие ресурсы и материальную часть. К человеческим относится: проживание, питание, персонал – администраторы, хостесс, ведущие и т.д. К материальным: различное оборудование, реквизит, транспорт и т.п.

Площадка мероприятия. У каждой площадки свои правила: что входит в арендную стоимость, а что тарифицируется отдельно. Как правило, все оборудование (свет, звук, проектор) рассчитывается дополнительно. Не забудьте, что к оборудованию обязательно должен прилагаться человек ( а к нему оплата ).

Есть ли дополнительная плата за возможную задержку и с какого момента считаются экстрас (от англ. extras - дополнительные расходы) с первой минуты после оплаченного часа или на площадке принят шаг в пол-часа/час

Учтены ли бытовые расходы. Очень часть при бюджетировании мероприятия от внимания уходят самые элементарные вещи. Без них на площадке не обойтись, но они настольно обыденные, что многим в голову может не придти их учесть. А иногда именно самые простые вещи выливаются в большие затраты. Продумайте есть ли на площадке, могут ли понадобится и соответственно «не потерялись ли»:

Урны для мусора

Уборщицы

Охрана

Парковщики

Указатели

Гардероб (номерки, гардеробщики)

Удлинители, дополнительные розетки

Если предусмотрена еда: кто и куда собирает грязную посуду

Конференция: вода для выступающих

Длительное мероприятие: питание для сотрудников

Транспорт - доставка оборудования

Масштабный проект - грузчики и чернорабочие

Также если масштабный проект - достаточно ли мощности на площадке, может понадобится дополнительный генератор.

Полиграфия. Почему-то такие вещи как распечатка пресс-релизов, простых бланков, листков с программой и т.п. простых форм для небольшого мероприятия всегда отсутствует в смете. Однако даже для подготовки такого необходимого бумажного минимума расходуется целый блок, а то и два, хороших картриджей.

Если такие детали будут не учтены, очень часто организаторам приходится финансировать из своего гонорара; переносить тяжести на своих плечах; парковать гостей и пр. Что не всегда камильфо

Финансы

Как правило расчет со всеми исполнителями ( ведущие, модераторы, певцы, танцоры, модели) осуществляется только за наличные средства, потому при расчете бюджета необходимо заложить потери на банковские конвертации необходимой суммы в живые деньги.

Не забыли ли выделить как минимум 5% на дополнительные расходы? Которые возникают всегда. Это может быть дополнительная бутылка воды, может внезапно вышедший из строя микрофон, а может срочный трансфер из аэропорта и еще невообразимое множество всяких может… и именно статья «дополнительные затраты» помогает оперативно разрешить такие проблемы.

Финальная проверка.

Если работаете в excel перепроверьте формулы - все ли правильно считается, не упустили ли какие-то аргументы.

Нет ли скрытых столбцов – строчек, которые влияют на результат.

При продолжительности в несколько дней - учли ли количество дней в расчетах

Этот чеклист не поможет составить смету как таковую, но поможет проконтролировать нет ли пробелов и все ли ньюансы учтены.