Virtual events – инструкция по использованию.

Сейчас компании все чаще обращают свои взоры к технологическим новинкам. Все, для того чтоб удивить, привлечь и удержать внимание аудитории. О некоторых разработках мы уже писали, о некоторых еще напишем, а сегодня обратимся виртуальным конференциям. Чем они полезны для организма делового мероприятия и какие могут быть побочные эффекты.

Виртуальный ивент. Общее описание. Похож на онлайновую игру: понятная графика, упрощенный дизайн помещений и персонажей. Суть проста - все участники помещаются в виртуальную реальность. Этот виртуальный конференц- зал естественно настраивается под нужны конкретного проекта: брендирование пространства, персонажи-сотрудники в фирменной одежде, экспозиция продукции и т.п. Иногда создают несколько комнат в рамках одного виртуального центра: зал для демонстрации продукции. зал докладов, обучающий класс и т.п. Теоретически виртуальная конференция это мероприятие, которое может длиться 356 дней в году.

По сути это могло остаться просто красивыми картинками, если бы не интерактивные возможности, которые и делают виртуальные мероприятия интересными и эффектными. Как посетитель вы можете

• осматривать и взаимодействовать с различными элементами программы: поучаствовать в круглом столе, послушать доклады, познакомиться с продукцией и т.п.
• просматривать видео;
• скачивать материалы;
• оставлять запросы организатору;

В свою очередь у компании- организатора, также достаточно интерактивных возможностей: отслеживать трафик посетителей (какие места посещаются чаще, какие - реже); задавать модель поведения для виртуальных сотрудников (скажем на ресепшн) ; интегрировать виртуальный ивент с другими онлайновыми сервисами компании ( регистрация, интернет -магазин)

Показания к применению. Виртуальное мероприятие позволяет значительно сократить трудозатраты, так как для администрирование проекта потребует меньшего количества сотрудников и меньше времени на различные согласования ( с гостиницами, площадкой, кейтерингом и т.п.). Соответственно уменьшается и общий бюджет ( хотя все, конечно зависит, от того насколько сложную графику и программу Вы захотите), так как исчезают основные статьи расходов ( транспорт, проживание, аренда и т.п.)

Если деловые мероприятия ваша компания проводит постоянно, то имеет смысл попробовать другой формат. Так как со временем интерес и внимание аудитории ослабевают, а неожиданный ход и решения обеспечат всплеск вовлеченности в процесс.

Бывает два интересных форума в одно время, при любом раскладе что-то одно пострадает. Виртуальная реальность позволяет аудитории свободней распоряжаться временем и возможностями: всегда можно вернуться к пропущенной информации, так как все пройденные этапы будут зафиксированы в памяти виртуального пространства.

Побочные эффекты. Первая и самая главная трудность, с которой столкнется желающий провести виртуальный ивент - это невозможность стать участником для многих представителей целевой аудитории проекта, кому он действительно интересен и кто действительно хотел бы его посетить. Для классического мероприятия особых усилий не требуется, а вот для для участия в онлайновом мероприятии нужно, как минимум, уметь пользоваться компьютером и и чувствовать себя комфортно в сети Интернетом.

Эксперты обычно рекомендуют организовывать подобные проекты в качестве бонуса или как дублирующие: ведь если есть люди, которым сложно участвовать в virtual event, то есть, разумеется, и те, кому окажется удобнее как раз виртуальность. В любом случае, анонсируя свою виртуальную конференцию, обязательно распишите, что именно может потребоваться человеку для участия: системные требования (если подразумевается видео конференция могут быть жесткие требования к скорости Интернет соединения); дополнительное оборудование (камера, микрофон); дополнительное программное обеспечение (может потребоваться какой-то плагин к веб-браузеру)

Так или иначе мир деловых мероприятий не стоит на месте, постоянно предлагая новые решения. Не обязательно сломя голову нестись во все новое, но как минимум испытать необходимо. Несмотря на то, что существуют различные формулы прогнозирования и расчета эффективности ивента, как в любой сфере, напрямую связанной с человеческим ресурсом, никогда не угадаешь какой из рычагов воздействия окажется самым действенным.